Digitale Ablage im Naturschutzverein Wofür dieses Arbeitsblatt hilft Die Hilfe erleichtert die Übernahme einer Aufgabe und das Wiederfinden wichtiger Unterlagen. Auch eine Vertretung soll den Stand verstehen können. So verwenden Sie die Textvorlage Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor oder Textprogramm und speichern Sie zuerst eine eigene Kopie. Ersetzen Sie Platzhalter durch die für Ihren Vorgang passenden Angaben. Unbekanntes bleibt offen; notieren Sie Rückfrage und zuständige Person. 1. Wählen Sie eine tatsächlich anstehende Aufgabe. 2. Ordnen Sie Unterlagen, Zugänge und Ansprechpersonen zu. 3. Gehen Sie den Ablauf gemeinsam durch und halten Sie ungeklärte Punkte fest. Speichern Sie Änderungen unter Ihrem eigenen Dateinamen. Zum Weitergeben können Sie zusätzlich ein PDF erzeugen. Eine Textvorlage wird nicht als Projektdatei in ein Online-Werkzeug geladen. ARBEITSBLATT Eigener Vorschlag. Ordner setzen keine Zugriffsrechte. Keine realen personenbezogenen Daten enthalten. 00_Orientierung | Dateiplan, Zuständigkeiten und Verweise ohne Geheimnisse 01_Vereinsfuehrung | Satzung, Beschlüsse und organisatorische Vorgänge nach Berechtigung 02_Finanzen | Nur für zuständige Rollen, keine offene Mitgliederfreigabe 03_Facharbeit | Fachvorgänge nach der folgenden Branchengliederung 04_Mitgliederinformation | Nur zur internen Weitergabe geprüfte Informationen 90_Abgeschlossene_Vorgaenge | Abgeschlossene Vorgänge mit geprüftem Aufbewahrungszweck 03_Facharbeit Flaechenakten | Flächenkennung, Vereinbarung, Kartenstand, Maßnahme und zuständige Person zusammenführen. Private Eigentümerkontakte separat schützen. Genehmigungen | Geltungsbereich, Laufzeit, Bedingungen und Fundort des Originals je Vorhaben erfassen. Ein Ordnername oder Projektbeschluss ersetzt keine erforderliche Erlaubnis. Monitoring | Methode, Erfassungszeitpunkt, Einheit, Prüfschritt und Datenherkunft mitführen. Rohdaten und fachlich freigegebene Auswertungen unterscheiden. Projektberichte | Für Mitwirkende geeignete Arbeitsstände und allgemein teilbare Berichte bereitstellen. Genaue sensible Artfundorte in einem tatsächlich beschränkten Fachbereich halten. Namensbeispiel (konstruiert): 2027-01-15_Flaeche-F01_Massnahmenhinweis_v01_ENTWURF.ext Die Endung .ext durch die echte Dateiendung ersetzen. Rohdaten nicht ohne Erfassungsmethode und Herkunft verschieben. Prüfen, ob Karten oder Berichte sensible Fundorte auch versteckt in Metadaten oder Ebenen enthalten. Bestände und Zweck aufnehmen Wählen Sie zunächst einen überschaubaren Vorgang. Notieren Sie vorhandene Speicherorte, Dokumentarten, zuständige Rolle, Zweck, nötige Zugriffe und bekannte Lücken. Lassen Sie Originale zunächst unverändert. Legen Sie fest, welche Stelle über die Ablage entscheidet. Einen führenden Speicherort bestimmen Bestimmen Sie pro Arbeitsbestand den gültigen Ort. Verweisen Sie von Übersichten darauf, statt weitere gleichberechtigte Hauptkopien zu verteilen. Papieroriginale, Verbandsportale und Fachsysteme werden mit Fundort verzeichnet, sofern sie maßgeblich bleiben. Ein Dateiplan allein wählt keinen geeigneten Cloudanbieter aus. Namen und Bearbeitungsstand vereinbaren Unser Vorschlag lautet Datum_Vorgangskennung_Dokument_v01_ENTWURF. Verwenden Sie die echte Dateiendung des Programms. Datum und Version genügen nicht als Freigabe: Zuständigkeit, Freigabedatum und gültiger Stand gehören in den Index. Eine neue Datei ersetzt die frühere Fassung erst nach der vereinbarten Prüfung. Rechte am tatsächlichen System prüfen Ordnernamen wie Vertraulich schützen keine Daten. Richten Sie individuelle Konten und aufgabenbezogene Lese- und Änderungsrechte ein; prüfen Sie diese mit geeigneten Testkonten. In den allgemeinen Index gehören keine Passwörter, geheimen Wiederherstellungscodes oder sensiblen Falldetails. Für solche Daten ist ein gesonderter geschützter Prozess nötig. Sicherung und Wiederherstellung planen Synchronisation allein ist keine Datensicherung. Vereinbaren Sie Sicherungsverfahren, geschützten unabhängigen Sicherungsort, Zuständigkeit und einen zur Änderungshäufigkeit passenden Rhythmus. Stellen Sie eine harmlose Testdatei in einen getrennten Testordner wieder her und vergleichen Sie Inhalt und Stand. Überschreiben Sie beim Test keine Originale. Aufbewahrung und Wechsel kontrollieren Erfassen Sie pro Dokumentart Zweck, maßgebliche Grundlage, Beginn einer gegebenenfalls geltenden Frist, Prüftermin und entscheidende Rolle. Es gibt hier keine pauschale Löschfrist. Unklare Fristen und laufende Verfahren werden geklärt, bevor gelöscht wird. Auch Exporte und Sicherungsbestände gehören in das abgestimmte Verfahren. Bei Rollenwechseln Zugriffe und private Arbeitskopien prüfen. Einen Pilotvorgang abnehmen Kopieren Sie nur erlaubte Testunterlagen in die neue Struktur. Prüfen Sie Vollständigkeit, Lesbarkeit, gültige Version, fachlichen Zusammenhang und Rechte. Eine unbeteiligte berechtigte Person soll den Vorgang wiederfinden. Erst nach dokumentierter Abnahme wird ein Umstellungsstichtag festgelegt; bis dahin bleibt die alte maßgebliche Ablage erhalten. Ausfüllfelder pro Vorgang Kennung | Titel | gültiger Fundort | verantwortliche Rolle | Leserechte | Änderungsrechte | Stand und Freigabe | Aufbewahrungsgrundlage und Prüftermin | offene Frage Keine Passwörter oder vertraulichen Falldetails in diesem Index.