Tatsächliche Geschäftsführung und Nachweise: § 63 AO

Wobei Ihnen diese Hilfe nützt

Der Nachweis soll zeigen, was der Verein tatsächlich getan hat und wie Einnahmen und Ausgaben dazu gehören. Ein Mitglied kann Unterlagen zum eigenen Auftrag einreichen; Vorstand und Kasse führen sie mit Beschlüssen und Aufzeichnungen zusammen. Der Bogen ist ein Index für einen Vorgang und ersetzt die Aufzeichnungen nicht.

So nutzen Sie diese Hilfe

Lesen Sie die Schritte und nutzen Sie das passende Arbeitsblatt oder Werkzeug direkt auf dieser Seite. Das Inhaltsverzeichnis führt Sie zum gewünschten Abschnitt.

Beschreiben Sie Vorhaben, Zweck und benötigte Mittel.
Prüfen Sie Satzung, steuerlichen Rahmen und vorliegende Unterlagen.
Dokumentieren Sie Entscheidung, Verwendung und Nachweise.

Vorlagen und Downloads

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Begriffe kurz erklärt

AO: Abgabenordnung; darin stehen unter anderem die gesetzlichen Gemeinnützigkeitsregeln.

Das findest du hier

Welche Beschlüsse, Belege und Berichte sind für einen Biotoppflegeeinsatz mit freiwilligen Helfern als Nachweis zu prüfen?

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Amtlicher Originalwortlaut

Quelle: Gesetze im Internet · § 63 AO. Abruf: 21.10.2026.

AO in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. Januar 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 24), zuletzt geändert durch Artikel 15 Absatz 6 des Gesetzes vom 3. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 199).

Der folgende Normtext einschließlich vorhandener Fußnoten ist unverändert übernommen. Redaktionelle Erläuterungen stehen außerhalb dieses Gesetzesteils.

Abgabenordnung (AO)
§ 63 Anforderungen an die tatsächliche Geschäftsführung

(1) Die tatsächliche Geschäftsführung der Körperschaft muss auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein und den Bestimmungen entsprechen, die die Satzung über die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen enthält.

(2) Für die tatsächliche Geschäftsführung gilt sinngemäß § 60 Absatz 2, für eine Verletzung der Vorschrift über die Vermögensbindung § 61 Absatz 3.

(3) Die Körperschaft hat den Nachweis, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen des Absatzes 1 entspricht, durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben zu führen.

(4) Hat die Körperschaft ohne Vorliegen der Voraussetzungen Mittel angesammelt, kann das Finanzamt ihr eine angemessene Frist für die Verwendung der Mittel setzen. Die tatsächliche Geschäftsführung gilt als ordnungsgemäß im Sinne des Absatzes 1, wenn die Körperschaft die Mittel innerhalb der Frist für steuerbegünstigte Zwecke verwendet.

(5) Körperschaften im Sinne des § 10b Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes dürfen Zuwendungsbestätigungen im Sinne des § 50 Absatz 1 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung nur ausstellen, wenn

1.: das Datum der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid oder des Freistellungsbescheids nicht länger als fünf Jahre zurückliegt oder
2.: die Feststellung der Satzungsmäßigkeit nach § 60a Absatz 1 nicht länger als drei Kalenderjahre zurückliegt und bisher kein Freistellungsbescheid oder keine Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid erteilt wurde.

Die Frist ist taggenau zu berechnen.

Erklärung und Einordnung

§ 63 Absätze 1 und 3 AO verbinden die tatsächliche Geschäftsführung mit den steuerbegünstigten Satzungszwecken und verlangen entsprechende Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben. Die Satzung allein belegt die Umsetzung eines konkreten Projekts nicht. § 63 Absatz 5 enthält außerdem eigenständige zeitliche Voraussetzungen für Zuwendungsbestätigungen; ein abgelegter Beleg oder dieser Bogen erteilen dafür keine Freigabe.

Die Einordnung beginnt bei der wirksamen Satzung, den einschlägigen Bescheiden und dem tatsächlichen Vorhaben. Eine Registereintragung oder ein bekannter Vereinsname genügt nicht. Die Feststellung nach § 60a AO betrifft die satzungsmäßigen Voraussetzungen; die tatsächliche Geschäftsführung ist zusätzlich nach § 63 AO zu betrachten. Änderungen und die zeitliche Geltung der Unterlagen gehören zur Prüfung.

Branchenfall im Naturschutzverein

Beispiel: Der Verein plant „Biotoppflege mit anschließendem Bildungsangebot“. Zur Prüfung steht: Material und notwendige Leistungen für die konkrete Pflege- und Bildungsaktion.

Naturschutz, Landschaftspflege und Umweltschutz nach § 52 Absatz 2 Satz 1 Nummer 8 AO sind mögliche Anknüpfungspunkte. Entscheidend bleiben Satzung und tatsächliche Maßnahme.

Förderfähigkeit, naturschutzrechtliche Erlaubnisse und gemeinnützigkeitsrechtliche Einordnung sind verschiedene Fragen. Sensible Artfundorte gehören nicht in einen öffentlich zugänglichen Finanzbericht.

Schutzziel, Projektbeschreibung und Beschluss mit Satzungsbezug
Förderzusage und Kostenbelege mit getrennt dokumentierten Bedingungen
Tätigkeitsbericht über die tatsächlich umgesetzte Maßnahme

So gehst du mit dem Arbeitsbogen vor

Einen tatsächlichen Vorgang mit Projektkennung und verantwortlicher Person auswählen. Beschluss, Satzungsbezug und konkrete Durchführung miteinander verbinden.
Unterlagen mit Datum und Auffindeort erfassen. Beleg und Zahlungsnachweis unterscheiden; die Verbindung zur eigentlichen Aufzeichnung sichtbar machen.
Sachliche Durchführung nachvollziehbar beschreiben. Ein Tätigkeitsbericht ergänzt finanzielle Unterlagen, ersetzt sie aber nicht.
Fehlende Unterlage und konkrete Rückfrage offen dokumentieren. Spätere Ergänzungen nachvollziehbar datieren; keine rückdatierten Beschlüsse oder erfundenen Belege erstellen.
Den Vorgang anhand der tatsächlichen Bescheide, Mittelbedingungen und offenen Fragen prüfen. Persönliche Daten und sensible Fachangaben nur im erforderlichen geschützten Umfang verwenden.

Was du als Mitglied beitragen kannst

Wie kann ich die Wirkung unserer Pflegeaktion belegen, ohne sensible Fundorte öffentlich zu machen?

Beschreibe den tatsächlichen Anlass und deinen eigenen Auftrag. Verweise auf vorhandene Unterlagen, statt eine Rechtsfreigabe zu vermuten. Bitte bei offenen Kosten oder Bedingungen vor einer Bestellung um Klärung. Berichte nach der Durchführung, was wirklich stattgefunden hat.

Welche Entscheidung offen bleibt

Der Arbeitsbogen sammelt Angaben und offene Fragen. Er bescheinigt weder Gemeinnützigkeit noch die Zulässigkeit einer Ausgabe, Rücklage oder Zuwendungsbestätigung. Trage die tatsächlichen Vereinsunterlagen ein und lasse offene steuerliche Fragen vor einer Entscheidung klären. Eine Zustimmung des Vorstands ersetzt keine steuerrechtliche Voraussetzung.

Die Besteuerung einzelner Tätigkeiten, Umsatzsteuer, Vergütungen, Spendenbescheinigungen und eine konkrete Förderfähigkeit sind damit nicht abschließend beurteilt. Bei Mittelweitergabe sind zusätzlich Empfänger und Voraussetzungen zu prüfen. Ein Häkchen oder eine Unterschrift im Arbeitsbogen ersetzt die erforderliche Sachprüfung nicht.